DIMASYS|ENT is een standaard ERP-pakket ’op maat’ van onze sanitaire branche!
Vanden Bergh nv, dat zijn hoofdzetel heeft in Gembloux, is actief als distributeur en groothandel, en is gespecialiseerd in sanitaire installaties. Het is eveneens actief in onder meer de sectoren van de ingerichte keuken en verwarming. Het bedrijf werd opgericht in 1958 en telt momenteel maar liefst vijf afdelingen (Elsene, Gembloux, Bergen, Vorst en Laken). Met 64 medewerkers haalde het in 2004 een omzet van om en bij de 17 miljoen euro en bedient het hoofdzakelijk de markt ten zuiden van Brussel. Op 31 december 2004 begon men hier de omschakeling naar DIMASYS|ENT te maken, terwijl het bedrijf al op 2 januari 2005 volledig ‘live’ ging. Als we ruim drie maanden later langsgaan, toont gedelegeerd bestuurder Michel Vanden Bergh zich een tevreden man.
Nieuwe hard- en software
“Wij hadden een hoogperformant systeem nodig”, legt hij uit. “Ons oude systeem was letterlijk aan het eind van haar Latijn, waardoor we beslisten om voluit te investeren in zowel nieuwe hard- als software. Dit nieuwe systeem moet ons toestaan om de verschillende afdelingen optimaal met elkaar te laten communiceren en moet er vooral voor zorgen dat we onze plannen voor de nabije toekomst kunnen waarmaken. Een heel belangrijke rol daarin wordt gespeeld door een nieuw concept dat we invoeren. Momenteel zijn we volop bezig met de bouw en afwerking van een modernere site in Vorst, waar onze sociale zetel gevestigd is. Hier wordt het concept van de selfservice ingevoerd waarbij de installateurs die komen aankopen zelf hun producten kunnen scannen en ze met een minimum aan tijdverlies optimaal bediend worden.”
Klanten motiveren
“Met de vier magazijniers die we nu hadden, zou dat niet mogelijk zijn. Deze vier mensen konden maar een bepaald aantal mensen per uur bedienen, iets wat dankzij het scansysteem fors zal veranderen omdat de workload verplaatst wordt. Er is uiteraard meer dan enkel de vestiging in Vorst. Zo moest in de eerste plaats de hoofdzetel in Gembloux, waar de directie, de aankoop en de boekhouding is gevestigd en waar alle goederen worden gestockeerd, worden aangepakt. Ook de afdelingen in Laken, Bergen en Vorst mochten niet achterblijven. Op korte tijd moeten ook de drie andere verkooppunten met het selfservicesysteem worden uitgerust. Enkel in het centrum van Brussel, waar we beschikken over een 550 m² grote, sanitaire showroom aan de Avenue Louise wordt dit niet ingevoerd”, gaat Michel Vanden Bergh verder. “Belangrijk daarbij is onder meer dat we dankzij DIMASYS|ENT met onze vier eigen vrachtwagens alle afdelingen kunnen beleveren uit de centrale stock in Gembloux, waardoor we optimaal en razendsnel kunnen inspelen op de vraag van de klant.”
Uitgaan van standaard pakket
Bij Vanden Bergh tastte men de markt nauwkeurig af voor men besliste om met Infomat in zee te gaan. Uiteindelijk werden drie kandidaten nauwkeurig doorgelicht, waarna Infomat gekozen werd omdat het als enige partner praktisch alle problemen meteen kon oplossen. “Ons vermoeden dat er wel degelijk een solide pakket bestond om van te vertrekken, werd bevestigd door Infomat, dat we leerden kennen nadat we een stuk over Vaillant en DIMASYS|ENT hadden gelezen in het vakblad Publimat. Zij bleken bovendien al een heel stevige kennis te hebben van onze sector, waardoor wij over de streep werden getrokken. Het kwam er op neer dat aan maar liefst 90 procent van onze behoeften meteen kon voldaan worden. Het financiële luik, de aankoop, het kassabeheer, de organisatie van de logistiek,… alles bleek voorzien in het aanbod. Alleen het luik van de selfservice moest extra ontwikkeld worden, bij deze firma die het niet te onderschatten voordeel heeft dat er maar één gesprekspartner nodig is, die zelfs het hardwareprobleem aankan. En voor de vraag komt: nee, het was geen kwestie van prijs. Uiteraard werd over de prijs gepraat, maar het belangrijkste was dat we het juiste product in handen kregen. Ons bedrijf evolueert meer en meer naar de logistiek, wat maakt dat we in de eerste plaats een ERP-systeem wilden dat ook op deze vraag kon inspelen.”
Klant denkt mee
Infomat: “Bij Vanden Bergh moesten tussen 31 december en 2 januari nogal wat gegevens aangepast worden om live te kunnen gaan. Dankzij de prima medewerking liep de omschakeling als een trein. Wij hebben op onze beurt trouwens ook iets geleerd van de klant. Zo ondervonden we dat het een prima idee was van Vanden Bergh om een eigen, uitgebreide handleiding voor het personeel te maken en bleek de organisatie van een speciale infoavond voor het personeel in Gembloux een schot in de roos.” “Ik geef eerlijk toe dat we wat wantrouwig waren voor de omschakeling”, haakt Michel Vanden Bergh in. “Per slot van rekening ging het toch om een niet onbelangrijke investering en gaat het om een voor onze firma héél grote omschakeling. Daarom dat we ook zelf veel investeerden in het opstarten van de nieuwe programma’s, zoiets kan je onmogelijk enkel aan de leverancier van hard- en software overlaten.”
Nu DIMASYS|ENT stilaan op kruissnelheid is gekomen, kijkt men bij Vanden Bergh nog wat verder vooruit. “In april 2005 werd Dim@shop ingevoerd”, besluit Michel Vanden Bergh. “Op 23 mei volgde dan de zelfscanning. Andere concrete plannen zijn er nog niet, maar het is duidelijk dat we dit systeem dat aanbouwen toelaat niet zomaar hebben ingevoerd. Zo beschikken we momenteel over vijf verkooppunten, maar kan dat in de loop der jaren gemakkelijk oplopen tot, bijvoorbeeld, het dubbele. Is dat het geval, dan hebben we met ons nieuwe ERP-systeem alvast een heel stevige en flexibele troef in handen.”
